Urlop okolicznościowy - kiedy i na jakich zasadach?

Rozróżnienie to wychodzi naprzeciw potrzebom pracownika związanym z wystąpieniem zdarzeń i okoliczności, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także z innymi przypadkami niemożności wykonywania pracy wskazanymi przez pracownika i uznanymi przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Zwolnienia takie z reguły występują jako urlopy szkoleniowe, zwolnienia udzielone w celu załatwienia rodzinnych i osobistych spraw, zwolnienia do wykonania obowiązków obywatelskich lub społecznych oraz obowiązków związanych z wykonywanym zawodem.

| Przepisy prawa pracy przyznają pracownikowi uprawnienia do skorzystania z powyższych możliwości w określonych sytuacjach i w określonym wymiarze, a pracodawca zobowiązany jest je respektować. |
| --- |

Okoliczności w jakich pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi zwolnienia biorąc pod uwagę przyczyny nieobecności pracownika w pracy można zaszeregować w sposób następujący:

- zwolnienie na poszukiwanie pracy- przysługuje pracownikowi w okresie wypowiedzenia umowy o pracę w wymiarze:

• 2 dni roboczych - w okresie wypowiedzenia nie przekraczającego 1 miesiąca,
• 3 dni roboczych - w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia, a także w przypadku jego skrócenia z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z powodu zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących pracodawcy np. zwolnień zbiorowych,

- zwolnienie pracownika w celu przeprowadzenia badań lekarskich- przysługuje:

• pracownicy w ciąży na zlecone przez lekarza badania lekarskie przeprowadzane w związku z ciążą, jeżeli badania te nie mogą być przeprowadzone poza godzinami pracy,
• pracownika na czas niezbędny do przeprowadzania obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych

- zwolnienie w celu wykonania obowiązków obywatelskich- przysługuje:

• pracownikowi wezwanemu do osobistego stawienia się przed organem właściwym w zakresie powszechnego obowiązku obrony na czas niezbędny w celu załatwienia sprawy będącej przedmiotem wezwania,
• pracownikowi na czas niezbędny do stawienia się na wezwanie organu administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sądu, prokuratury, policji albo organu prowadzącego postępowanie w sprawach o wykroczenia,
• pracownikowi będącemu krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi, przy czym pracodawca jest również obowiązany zwolnić od pracy pracownika będącego krwiodawcą na czas niezbędny do przeprowadzenia zaleconych przez stację krwiodawstwa okresowych badań lekarskich, jeżeli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy,
• pracownika wezwanego w charakterze świadka w postępowaniu kontrolnym prowadzonym przez Najwyższą Izbę Kontroli i pracownika powołanego do udziału w tym postępowaniu w charakterze specjalisty,
• pracownikowi na czas niezbędny do wzięcia udziału w posiedzeniu komisji pojednawczej w charakterze członka tej komisji, dotyczy to również pracownika będącego stroną lub świadkiem w postępowaniu pojednawczym

- zwolnienie udzielone w celu załatwienia rodzinnych i osobistych spraw- przysługuje w wymiarze:

• 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy,
• 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką
• 2 dni w ciągu roku - w przypadku pracownika wychowującego przynajmniej jedno dziecko w wieku do lat 14

- zwolnienie do wykonywania obowiązków związanych z wykonywanym zawodem- przysługuje pracownikowi:

• w celu przeprowadzenia zajęć dydaktycznych w szkole zawodowej, w szkole wyższej, w placówce naukowej albo w jednostce badawczo-rozwojowej, dotyczy to również pracownika w razie prowadzenia szkolenia na kursie zawodowym, całkowity wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać 6 godzin w tygodniu lub też 24 godzin w miesiącu,
• w celu wykonywania czynności biegłego w postępowaniu administracyjnym, karnym przygotowawczym, sądowym lub przed kolegium do spraw wykroczeń. Łączny wymiar zwolnień z tego tytułu nie może przekraczać 6 dni w ciągu roku kalendarzowego,
• w celu wzięcia udziału w posiedzeniu rady nadzorczej na czas niezbędny do uczestniczenia w posiedzeniach tej rady, dotyczy to pracownika będącego członkiem rady nadzorczej, działającej u zatrudniającego go pracodawcy. - ponadto pracodawca zobowiązany jest zwolnić pracownika:
• będącego członkiem ochotniczej straży pożarnej - na czas niezbędny do uczestniczenia w działaniach ratowniczych i do wypoczynku koniecznego po ich zakończeniu, a także - w wymiarze nie przekraczającym łącznie 6 dni w ciągu roku kalendarzowego - na szkolenie pożarnicze,
• będącego ratownikiem Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego - na czas niezbędny do uczestniczenia w akcji ratowniczej i do wypoczynku koniecznego po jej zakończeniu,
• będącego członkiem doraźnym Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych, ujętym na liście ministra właściwego do spraw transportu, na czas wyznaczenia przez przewodniczącego Państwowej Komisji Badania Wypadków Kolejowych do udziału w postępowaniu,
• na czas wykonywania obowiązku świadczeń osobistych.

Należy pamiętać, że w każdym przypadku pracownik zobowiązany jest w miarę możliwości uprzedzić pracodawcę w sposób określony w regulaminie lub też zwyczajowo przyjęty o powodach i o okresie zwolnienia.

• Kiedy szef ma prawo przerwać twój urlop?
• Szef będzie mógł odmówić urlopu na żądanie
• Pracodawca dopłaci do zagranicznych wczasów?

Jeśli okoliczność taka nie została przewidziana w regulaminie obowiązującym u pracodawcy, a zwyczajowo przyjęta forma składania oświadczeń w tym zakresie budzi wątpliwości, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem poczty lub innego środka łączności. W takiej sytuacji za datę zawiadomienia, uważa się datę stempla pocztowego.

| Zawiadomienie o zaistniałych przyczynach uniemożliwiających stawienie się pracownika powinno być złożone niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności. |
| --- |

Uchybienie powyższemu terminowi może być usprawiedliwione jedynie szczególnymi okolicznościami, uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.

Natomiast w przypadku zwolnienia pracownika w okresie wypowiedzenia na okres poszukiwania nowej pracy pracodawca zobowiązany jest udzielić stosownego zwolnienia tylko wówczas, gdy sam wypowiedział pracownikowi umowę o pracę. Przepisy prawa pracy nie przewidują takiej możliwości, w sytuacji gdy wypowiedzenie umowy o pracę nastąpiło z woli samego pracownika.

Pracownik obowiązany jest udokumentować zależność pomiędzy zdarzeniem powodującym nieobecność w pracy oraz terminem jego zaistnienia.

| Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są: |
| --- |
| Dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są: |
| 1) zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy, 2) decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych - w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami, 3) oświadczenie pracownika - w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza, 4) imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia - w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika
na to wezwanie, 5) oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny. |

Warto również zwrócić uwagę na zasady wynagradzania pracownika na okoliczność _ urlopów okolicznościowych _. W większości przypadków pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia obliczonego według zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, podobnie jak przy określaniu wynagrodzenia przy urlopach wypoczynkowych.

Natomiast w sytuacji zaistnienia obowiązku stawienia się pracownika do określonego organu, pracodawca obowiązany jest wydać zaświadczenie, określające wysokość utraconego wynagrodzenia za czas tego zwolnienia w celu uzyskania przez pracownika od właściwego organu rekompensaty pieniężnej z tego tytułu - w wysokości i na warunkach przewidzianych w odrębnych przepisach, chyba że obowiązujący u danego pracodawcy regulamin płacy przewiduje zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia za czas zwolnienia.

Podstawa prawna:

Autorka jest prawnikiem z Kancelarii Prawniczej Rachelski i Wspólnicy
Spółka komandytowa