Na podstawie art. 2981 K.p. wydane zostało rozporządzenie MPiPS z 28.05.1996 r., Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm. oraz z 2002 r. Nr 230, poz. 2293 określające zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika.
Załączniki do tego rozporządzenia zawierają wzory kwestionariusza osobowego, umowy o pracę, rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem i bez wypowiedzenia, wymogi wypowiedzenia zmieniającego, oraz wzór rozwiązania umowy za wypowiedzeniem przy zastosowaniu przez pracodawcę skróconego okresu wypowiedzenia na podstawie art. 361 § 1 K.p.
Wprowadzone wzory nie oznaczają obowiązku ich stosowania jako formularzy wprowadzonych do obligatoryjnego użycia. Mają one charakter pomocniczy i dlatego stanowią tylko przykład poprawnego sporządzenia np. umowy o pracę.
Rozporządzenie z 28.05.1996 r. określa sposób prowadzenia przez pracodawcę akt osobowych . Akta te powinny się składać z:
- części A, zawierającej zgromadzone dokumenty w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
- części B, zawierającej dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jego przebiegu,
- części C, zawierającej dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.
Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w sposób chronologiczny oraz ponumerowane, przy czym każda z części winna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej elementów składowych.
Pracodawca przechowuje w aktach osobowych odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów, a oryginały może żądać tylko do wglądu albo sporządzenia z nich kopii.
Obowiązkiem pracodawcy jest także prowadzenie odrębnie dla każdego pracownika:
- karty ewidencji czasu pracy,
- imiennej karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych należnych ze stosunku pracy świadczeń,
- karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego a także środków ochrony indywidualnej, jak również wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za użytkowanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Pracodawca winien także prowadzić dokumentację dotyczącą:
- podejrzeń o choroby zawodowe,
- chorób zawodowych,
- wypadków przy pracy oraz
- wypadków w drodze do pracy i z pracy
- a także dokumenty dotyczące świadczeń związanych z tymi wpadkami i chorobami.
W myśl rozporządzenia Ministra Kultury z 16.09.2002 r. w sprawie......trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, Dz. U. Nr 167, poz. 1375, akta osobowe, prowadzone karty imienne oraz inne dodatkowe ewidencje z tym związane przechowuje się przez 50 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po dacie ich wytworzenia. Ostatnim wytworzonym dokumentem jest zwykle świadectwo pracy, toteż termin 50 letni rozpocznie bieg najwcześniej od 1 stycznia roku następnego, po dacie rozwiązania stosunku pracy.
Stosownie do przepisu art. 51r. 1. ustawy z 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz. U. Nr 171, poz. 1396, ze zm. oraz z 2003 r. Nr 137, poz. 1302, w przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę.