Przesłankami odpowiedzialności porządkowej pracownika jest bezprawność zachowania i zawinienie. Bezprawność polega na zachowaniu godzącym w obowiązujące pracownika przepisy prawa pracy, w tym regulamin pracy określający ustalony w zakładzie pracy porządek a także w razie braku tego regulaminu, odpowiedzialność dotyczy naruszenia przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Zawinienie może występować w formie umyślnej albo nieumyślnej. Bezprawność i zawinienie po stronie pracownika muszą wystąpić łącznie, aby pracodawca mógł poprawnie zastosować karę porządkową.
Przepisy o odpowiedzialności porządkowej mają charakter bezwzględnie obowiązujący, co oznacza, że nie jest dopuszczalne w aktach wewnątrzzakładowych rozszerzanie ich zakresu.
Za naruszenie obowiązku pracowniczego pracodawca może zastosować jedną z trzech kar: karę upomnienia, karę nagany lub karę pieniężną, z tym że kara pieniężna może być zastosowana tylko za przewinienia taksatywnie wymienione w art. 108 § 2 K.p.
Kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od dnia powzięcia wiadomości przez pracodawcę o naruszeniu obowiązku pracowniczego, przy czym w razie nieobecności pracownika w pracy termin ten nie rozpoczyna biegu lub jego bieg ulega zawieszeniu do czasu stawienia się pracownika w pracy.
Kara nie może być zastosowana ponadto po upływie trzech miesięcy od dopuszczenia się przez pracownika naruszenia obowiązku pracowniczego, przy czym na bieg tego terminu nie mają wpływu żadne okoliczności.
Warunkiem poprawnego nałożenia kary porządkowej jest uprzednie wysłuchanie pracownika. Pracownik ma oczywiście możliwość odmowy złożenia wyjaśnień i z tego wyłącznie tytułu nie mogą go spotkać negatywne konsekwencje. Po złożeniu wyjaśnień ustnych pracownik ma prawo także zastrzec potrzebę przedłożenia wyjaśnień pisemnych.
Zasadą jednak jest, że wysłuchanie ma nastąpić w formie ustnej, gdyż jest to przyjęta najbardziej dogodna dla pracownika forma wyjaśnienia okoliczności naruszenia przepisów prawa pracy. W konsekwencji, forma wysłuchania zależy od woli pracownika, a pracodawca musi wykazać, że dał pracownikowi możliwość skorzystania z tej instytucji _ (por. wyrok SN z 16.06.1999 r . I PKN114/99, _ _ OSNAP 2000/17/644). _
Pracownik powinien być wysłuchany przez pracodawcę lub inną działającą w jego imieniu osobę, która nakłada następnie karę - odmienne, moim zdaniem, niesłusznie, Sąd Najwyższy _ (por. wyrok SN z 9.04.1998 r. I PKN 45/98, OSNAP 1999/8/273). _Ratio legis wysłuchania ma sens wówczas, gdy instytucja ta zmierza do wykrycia prawdy obiektywnej. W razie wysłuchania przez inną osobę niż ta, która nakłada karę dojdzie nieuchronnie do przekłamania rzeczywistych wyjaśnień pracownika.
Terminy dopuszczające poprawne zastosowanie kary muszą być zachowane w momencie otrzymania przez pracownika powiadomienia o zastosowanej karze. Oznacza to, że drugorzędne znaczenie ma moment sporządzenia, czy podpisania dokumentu o ukaraniu przez pracodawcę, natomiast istotne znaczenie, z punktu widzenia zachowania terminów, o których mowa w art. 109 K.p., ma chwila bezpośredniego doręczenia pracownikowi dokumentu o ukaraniu, lub data nadania przesyłki, w razie przekazywania pisma pocztą.
W dokumencie o ukaraniu powinna być precyzyjnie określona data przewinienia pracownika, a także* opis czynu*. Niepoprawne jest formułowanie zarzutu typu: „nakładam na pana karę upomnienia za wiadome naruszenie obowiązków służbowych w dniu 10.10.2003 r.”
Sformułowanie musi być na tyle precyzyjne, aby jasno wynikało z niego co pracownik był zobowiązany uczynić, a czego nie uczynił np. „........ nakładam karę ............... za nieusprawiedliwione dwugodzinne spóźnienie do pracy w dniu 10.10.2003 r.” Nie byłoby wystarczające w tym przypadku samo stwierdzenie spóźnienia do pracy, lecz konieczne jest scharakteryzowanie go jako nieusprawiedliwionego i trwającego dwie godziny.
W razie nałożenia kary z naruszeniem przepisów prawa, pracownik ma prawo w terminie siedmiu dni wnieść sprzeciw do pracodawcy. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje wyłącznie pracodawca, mając jedynie obowiązek rozpatrzyć stanowisko zakładowej organizacji związkowej, która broni praw danego pracownika.
Pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy – w ciągu 14 dni, licząc od dnia otrzymania zawiadomienia o odrzuceniu sprzeciwu, lub bezskutecznego upływu 14 dniowego terminu, o którym mowa w art. 112 § 1 K.p. – z wnioskiem o uchylenie nałożonej kary. Prawo to przysługuje wyłącznie wówczas, gdy pracownik złożył sprzeciw od nałożonej kary. Sporne kwestie w przedmiocie dochowania przez pracownika 7-dniowego terminu do złożenia sprzeciwu podlegają ocenie sądu pracy.
W razie uwzględnienia sprzeciwuwobec zastosowanej kary pieniężnej lub uchylenia tej kary przez sąd pracy, pracodawca jest obowiązany zwrócić pracownikowi równowartość kwoty tej kary.
Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu.
Przez rok nienagannej pracy należy rozumieć okres zatrudnienia u pracodawcy stosującego karę, w czasie którego nie było podstaw do nałożenia na pracownika kolejnej kary porządkowej.
Kara porządkowa zasadniczo funkcjonuje u danego pracodawcy, który ją wymierzył, chyba że zmiana pracodawcy następuje w trybie art. 231 Kodeksu pracy.
Instytucja zatarcia ukarania nie ma jednak znaczenia dla toczonego sporu przed sądem pracy, w tym sensie, aby z upływem roku od ukarania sąd mógł z tego powodu postępowanie umorzyć, wobec uznania kary za niebyła z mocy samego prawa.
Rozstrzygnięcie sądu w zakresie oceny poprawności nałożonej kary porządkowej ma inny charakter aniżeli zatarcie ukarania. Pracownik bowiem otrzymuje orzeczenie sądu pracy, które stwierdza, że wymierzona kara porządkowa była niesłuszna, co może mieć znaczenie np. przy ocenie zasadności późniejszego wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę.