Wypowiedzenie umowy o pracę powinno zostać sporządzone w formie pisemnej i doręczone pracownikowi w taki sposób, aby miał on możliwość zapoznania się z jego treścią. Najlepiej wręczyć wypowiedzenie do rąk własnych pracownika w miejscu pracy, a dla celów dowodowych zadbać o obecność świadków. Nawet jeśli zwalniana osoba odmówi odbioru dokumentu, nie zechce go przeczytać lub zniszczy, wypowiedzenie będzie ważne i skuteczne. Pracownik nie musi zapoznać się z jego treścią, ważne jest jednak by mu to umożliwić, dlatego warto wręczać wypowiedzenie przy świadkach, które w razie potrzeby potwierdzą, że wszelkie wymogi formalne zostały zachowane.
Pracodawca powinien przygotować dwa identyczne pisma o wypowiedzeniu, z których jedno przekaże pracownikowi, a drugie, podpisane przez pracownika włączy do jego akt osobowych. Aby uniknąć sytuacji, w której pracownik zniszczy oba egzemplarze dokumentu i tym samym pozbawi pracodawcę pisemnego dowodu na wręczenie wypowiedzenia, należy najpierw przedstawić mu jeden dokument. Dopiero po podpisaniu wypowiedzenia przez pracownika i odebraniu go przez pracodawcę, można wręczyć podwładnemu drugi egzemplarz.
Jeśli pracownik odmawia zapoznania się z treścią wręczanego dokumentu, można spróbować je przeczytać, aby miał świadomość, że szef chce zakończyć z nim współpracę. Podpis składany na wypowiedzeniu nie oznacza zgody podwładnego na wypowiedzenie umowy o pracę, a jest jedynie potwierdzeniem faktu otrzymania wypowiedzenia. Dlatego nawet jeśli podwładny nie zgodzi się na podpisanie dokumentu, wypowiedzenie będzie ważne i skuteczne.
Jeśli pracownik odmawia odbioru wypowiedzenia, kadrowa albo pracodawca musi sporządzić stosowną notatkę i załączyć ją do akt osobowych pracownika. Taką notatkę powinni podpisać wszyscy świadkowie wręczania wypowiedzenia.
ES