Świadectwo pracy - obowiązek wydania i treść

Z momentem nawiązania stosunku pracy zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy powstaje szereg wzajemnych obowiązków. Warto jednak pamiętać, iż część obowiązków pracodawcy otwiera się dopiero z chwilą zakończenia stosunku pracy. Jednym z takich obowiązków jest obowiązek wydanie pracownikowi świadectwa pracy. Regulację prawną w zakresie świadectwa pracy zawiera art. 97 kodeksu pracy oraz rozporządzenie w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, wydane na podstawie delegacji art. 97 § 4 KP.

W pierwszej kolejności podkreślenia wymaga, iż świadectwo pracy nie jest uznawane za dokument urzędowy w rozumieniu art. 244 KPC, zawiera bowiem wyłącznie oświadczenie wiedzy. Stanowi dokument prywatny, o którym mowa w art. 245 KPC, i jest wyłącznie dowodem na to, że pracodawca podpisał oświadczenie stanowiące treść tego świadectwa.

Kolejno wskazać należy, iż obowiązek sporządzenia i wydania pracownikowi świadectwa pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy powstaje z mocy prawa i aktualizuje się w chwili zakończenia stosunku pracy.

Świadectwo pracy powinno zostać wydane niezwłocznie, przy czym jego wydanie nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Oznacza to, że pracodawca powinien bezwzględnie wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Pracodawca nie może być zatem usprawiedliwiony żadną okolicznością, jeżeli opóźni się z wydaniem tego dokumentu, ani nie może uzależniać jego wydania od uprzedniego rozliczenia się pracownika, np. z tytułu delegacji służbowej, posiadanego służbowego telefonu komórkowego czy pobranej odzieży roboczej lub ochronnej itp. W judykaturze podkreślone zostało, iż pracodawcy nie tłumaczy nawet posiadanie roszczenia wobec byłego pracownika z tytułu niedopełnienia obowiązków z zakończonego stosunku pracy. Podobnie uzależnienie wydania świadectwa pracy od rozliczenia się pracownika z zakładem pracy, w szczególności od zdania mieszkania służbowego, jest bezprawne, albowiem narusza art. 97 KP (por. wyr. OSPiUS w Warszawie z 17.12.1976
r., I P 1583/76, Sł. Prac. 1977, Nr 6, s. 37).

Pracodawca czyni zadość obowiązkowi niezwłocznego wydania świadectwa pracy, gdy wręcza świadectwo pracy pracownikowi w miejscu jego dotychczasowego zatrudnienia. W przypadku gdy jest to niemożliwe lub utrudnione, świadectwo pracy pracodawca powinien przesyłać do znanego mu miejsca pobytu pracownika najwcześniej, jak tylko może to - w konkretnej sytuacji faktycznej - nastąpić (uchw. SN z 28.9.1976 r., I PZP 41/76)
. Regulację w tym względzie wprowadza rozporządzenie w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, zgodnie z którym pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie - w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli natomiast wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej nie jest możliwe, pracodawca - nie później niż w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy
- przesyła świadectwo pracownikowi albo osobie upoważnionej za pośrednictwem poczty lub doręcza w inny sposób.

Zasadą przy tym jest, iż świadectwo pracy wydawane jest bez wniosku w tym przedmiocie. Wyjątkiem jest sytuacja opisana w § 11-13 art. 97 KP. W art. 97 § 11 KP wprowadzono możliwość wydania jednego zbiorczego świadectwa pracy, gdy pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy. Pracodawca jest w takim przypadku obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów. Na gruncie tego przepisu przyjmuje się zasadę, zgodnie z którą jeżeli pracownik nie żąda wydania świadectwa pracy po zakończeniu umowy terminowej i istnieje prawdopodobieństwo jego ponownego zatrudnienia, to do końca okresu 24 miesięcy od zawarcia pierwszej umowy pracodawca zwolniony jest z obowiązku wydania świadectwa pracy.

Zawartość świadectwa pracy można podzielić na dwa rodzaje informacji, tj. te, które pracodawca:

1. ma obowiązek zamieścić w świadectwie pracy,
2. ma obowiązek zamieścić w świadectwie pracy, jeżeli pracownik występuje z takim żądaniem.

W kontekście powyższego wskazać należy, iż pracodawca ma obowiązek podania przede wszystkim okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także innych informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto, w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Niektóre informacje pracodawca ma obowiązek umieścić tylko na żądanie pracownika - o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach.

Jeżeli pracownik uważa, że wydane mu świadectwo pracy zawiera nieprawdziwe lub niepełne informacje, może wystąpić do pracodawcy o sprostowanie tego świadectwa. Roszczenie pracownika w tym zakresie organiczne jest terminem 7 dni od dnia otrzymania świadectwa. Pracodawca ma obowiązek zamieszczone w świadectwie pracy pouczenia co do trybu sprostowania.

Pracodawca powinien zawiadomić pracownika na piśmie o negatywnym wyniku rozpatrzenia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od dnia otrzymania tego wniosku. Jeżeli zaś uwzględnienia wniosku pracownika, to powinien wydać pracownikowi w tym terminie nowe świadectwo.

W razie nieuwzględnienia przez pracodawcę wniosku o sprostowanie świadectwa, pracownikowi przysługuje w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy.

W przypadku uwzględnienia przez sąd pracy powództwa pracownika, pracodawca jest obowiązany wydać niezwłocznie nowe świadectwo pracy, nie później jednak niż w ciągu 3 dni od dnia uprawomocnienia się. W dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy, pracodawca obowiązany jest usunąć z akt osobowych oraz zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy.

Analizując stosowanie obowiązku wydania pracownikowi świadectwa pracy po zakończeniu stosunku pracy wskazać należy, iż w praktyce zdarza się, iż pracodawca rozstający się z pracownikiem w sporze, ignoruje obowiązek, jaki nakłada na niego norma wyrażona w art. 95 kp. Nie wywiązanie się przez pracodawcę z obowiązku wydania świadectwa pracy narazić go może na odpowiedzialność odszkodowawczą unormowaną w art. 99 kp, która może być dla niego dotkliwa w skutkach. Zgodnie z dyspozycją przywołanego artykułu pracownikowi przysługuje roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Roszczenie to obejmuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres przebywania bez pracy z powodu niewydania świadectwa, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni. Przy czym z uwagi fakt, iż kodeks pracy przewiduje stosowny tryb sprostowania świadectwa pracy, inicjowany na wniosek pracownika, to pracownik ma obowiązek sprawdzić otrzymane świadectwo pracy i
kwestionować zawarte w nim wadliwości. Rzecz jasna, że nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku zgodnego z prawem ukształtowania treści świadectwa. Jeśli jednak ujawni się wadliwość świadectwa pracownik, który świadectwa nie kwestionował, musi - wspólnie z pracodawcą - ponieść konsekwencje owej wadliwości (I PK 198/10 - wyrok SN - Izba Pracy z dnia 05-07-2011)
. Okoliczność zaś taka może w konkretnej sytuacji być interpretowana, jako przyczynienie się do szkody.

_ adw. Anna Kasolik, apl. adw. Katarzyna Adamczyk _

_ Kancelaria Prawna Adwokaci i Radcowie Prawni, www.kancelarie.krakow.pl _