Ewidencja czasu pracy – dokumentacja pracownicza
Obowiązek sporządzenia ewidencji czasu pracy jest uregulowany w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 28 maja 1996 roku. Opisuje on sposób prowadzenia dokumentacji, która jest związana ze stosunkiem pracy, a także tego, jak prowadzić akta osobowe pracownika.
Na karcie ewidencji czasu pracy określa się czas przepracowany w normalne dni prac, w niedziele i święta, a także w godzinach nadliczbowych. Zwykle dopisuję się też wnioski urlopowe i zwolnienia lekarskie.
Lista obecności pracowników a ewidencja czasu pracy
Lista obecności pracowników nie jest tym samym co ewidencja czasu pracy. Ewidencja, jak już zaznaczyliśmy, wymagana jest przez przepisy prawa i jest obowiązkowa. Lista obecności pracowników nie jest obowiązkowa. Ułatwia jednak prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy. Lista obecności pracowników nie może być jednak traktowana na równi z rozliczeniem czasu pracy i rozkładem pracy.
Lista obecności pracowników jest więc raczej dokumentem wykorzystywanym wyłącznie wewnętrznie i pomaga działowi kadr przygotować właściwą dokumentację czasu pracy. Zwyczajowo jest ona wykorzystywana do potwierdzenia przez osobę zatrudnioną rozpoczęcia oraz zakończenia swojej pracy.
Trzeba bowiem zaznaczyć, że lista obecności pracowników nie wskazuje godzin przepracowanych przez konkretną osobę. A takie dane mogą znaleźć się wyłącznie w czasie pracy. Do tego obliguje Kodeks Pracy.
Co zawierać musi lista obecności pracownika?
Lista obecności pracowników, jeśli już będzie stosowana, musi zawierać kilka konkretnych danych. Najważniejsza będzie nazwa zakładu pracy i oznaczenie okresu, jaki obejmuje. Zwykle jest to miesiąc. Lista obecności pracowników musi też zawierać dane pracowników, którzy podpisują się, potwierdzając godzinę przyjścia i wyjścia. Dane te poświadcza kierownik.
Potwierdzenia obecności i godzin rozpoczęcia pracy, pracodawca może uzyskać na różne sposoby. Wśród nich obowiązkowa jest ewidencja czasu pracy, często z dodatkową kartą ewidencji pracy dla konkretnego pracownika. Możliwe jest także prowadzenie osobnych list obecności dla każdego z grona pracowników.
Inspektorzy z Państwowej Inspekcji Pracy bardzo dokładnie podchodzą do kwestii związanych z prawidłowym tworzeniem ewidencji czasu pracy. Lista obecności pracowników może często być polem sporych nadużyć. Najczęściej nie są w ogóle oznaczane godziny nadliczbowe.
Lista obecności pracownika – wzór
Lista obecności pracowników nie ma specjalnie uregulowanej formy. Można ją prowadzić zarówno w formie tradycyjnej, na papierze, jak i w formie elektronicznej. Informacje na temat jej prowadzenia i odpowiedniego uzupełniania powinny być podane już w regulaminie danego zakładu.
Papierowa lista obecności pracowników nie jest pozbawiona wad, przede wszystkim wyjątkowo łatwo jest manipulować umieszczonymi w niej danymi. Obecnie korzystać można również z elektronicznego rejestru czasu pracy, który ułatwia życie wszystkim zainteresowanym.