Celem listu motywacyjnego jest - zgodnie z nazwą - wyjaśnienie motywacji. Po pierwsze, dlaczego kandydat chce pracować u danego pracodawcy na konkretnym stanowisku. Po drugie - dlaczego pracodawca powinien zatrudnić akurat tego kandydata. Waga listu motywacyjnego jest często istotniejsza niż CV, ponieważ istnieje większe prawdopodobieństwo, że kandydaci mają podobne życiorysy niż tego, że kierują się podobnymi motywacjami i potrafią je przedstawić równie przekonująco.
Specjaliści od rekrutacji pytani, jakie błędy najczęściej popełniają kandydaci w listach motywacyjnych, zwykle wymieniają dwa: brak uzasadnienia, dlaczego kandydat ubiega się o to miejsce pracy oraz powtarzanie zapisów z CV.
Błędem, który szczególnie odczuwany może być w firmach poszukujących wielu pracowników na różne stanowiska - jest brak informacji, czego dotyczy aplikacja.
Pierwsza część listu motywacyjnego powinna zawierać informację o celu wysyłania listu, np.: "W odpowiedzi na ogłoszenie o numerze referencyjnym 20033 zamieszczonym w dniu 26.08.2004 w portalu Pracuj.pl, przesyłam swoją aplikację. Jestem zainteresowany pracą na stanowisku...".
To ułatwia pracę osobom zajmującym się rekrutacją, a także wskazuje na uporządkowanie i staranność kandydata. Trzeba pamiętać bowiem, że w liście motywacyjnym liczy się nie tylko treść, ale i forma, na podstawie której można wiele wywnioskować na temat kandydatów.
Dlatego też niektóre firmy - najczęściej francuskie - oczekują własnoręcznie napisanych listów, poddawanych później ocenie grafologicznej, pozwalającej poznać charakter aplikanta.
Dobrze się sprzedaj!
Główna część listu motywacyjnego musi zawierać wyjaśnienie, dlaczego kandydat jest właśnie tą osobą, która najbardziej pasuje na dane stanowisko. Aplikanci często tłumaczą, że dzięki tej pracy będą mogli nabrać doświadczenia, zrealizować swoje plany zawodowe itp.
Warto jednak zadać sobie pytanie, czy dla pracodawcy to jest ważne? Dla niego istotniejsze jest to, aby dzięki pracy nowej osoby firma lepiej funkcjonowała, przynosiła większe zyski, sprawniej realizowała cele. Rozwój zawodowy i satysfakcja pracownika są również ważne, ale nie można ich wymieniać jako głównych argumentów!
Należy natomiast przedstawić te swoje umiejętności i cechy, które pozwolą właściwie wykonywać przypisane do danego stanowiska obowiązki.
Dobrze widziane jest podawanie konkretnych przykładów. Np. jeśli oferta dotyczy stanowiska menedżera projektu, a kandydat pochwalił się w CV realizacją projektów, w liście motywacyjnym powinien szerzej opisać swoją pracę, przedstawić obowiązki, jakie wykonywał, umiejętności i które nabył.
Szczególną uwagę należy zwrócić na to, aby szerzej opisywane wcześniejsze doświadczenia wykazały, że kandydat nadaje się akurat do tej pracy - nie ma sensu opisywanie, na czym polegały obowiązki związane z roznoszeniem ulotek, jeżeli kandydat aplikuje na stanowisko menedżerskie.
Ale może warto za to napisać, że dzięki własnemu pomysłowi udało się usprawnić system dystrybucji materiałów reklamowych (tych ulotek) u byłego pracodawcy?
Zasięgnij języka!
Aby odpowiednio dopasować treść listu motywacyjnego do oferowanego stanowiska, należy dowiedzieć się, czym zajmuje się osoba wykonująca dany zawód - jest dużo możliwości zdobycia informacji o specyfice poszczególnych funkcji, a przede wszystkim wiele można się domyślić analizując stawiane przez pracodawcę wymagania.
Wiedząc, czego oczekuje pracodawca, i pisząc list w ten sposób, aby wykazać, że spełnia się jego oczekiwania, zyskuje się jeszcze jedno - oryginalność. Wbrew temu, co może się wydawać kandydatom, bardzo łatwo zauważyć, kiedy list pisany jest w odpowiedzi na konkretne ogłoszenie, a kiedy kandydat przygotował sobie jeden wzór, wykorzystywany w każdej aplikacji.
Najpoważniejszym jednak błędem, dyskwalifikującym kandydata w oczach rekrutera, jest wykorzystywanie jako własnych wzorów listów motywacyjnych dostępnych w różnych poradnikach.
Warto pamiętać również o wymaganiach dotyczących formy listu - podobnie jak w przypadku CV - jedna strona A4, czarny druk, najważniejsze informacje mogą być pogrubione lub podkreślone, każdy punkt w oddzielnym akapicie itp.
Jeśli zabrakło jej w CV - na przykład z braku miejsca - tutaj musi się znaleźć adnotacja o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji.
Piotr Henzler