Formularz aplikacyjny to nowa, ale coraz popularniejsza forma zbierania informacji o kandydatach. Formularze są popularne zwłaszcza w dużych firmach, które otrzymują tak wiele dokumentów aplikacyjnych, że nie są w stanie ich wszystkich dokładnie przeanalizować, tym bardziej, że każdy kandydat przygotowuje dokumenty inaczej i kładzie nacisk na inne kompetencje. Jednolity formularz nie tylko pozwala łatwo porównać aplikacje, ale też umożliwia dokonanie pierwszej selekcji automatycznie, dzięki specjalnemu programowi komputerowemu.
Liczy się każde słowo
Pytania umieszczone w formularzu skonstruowane są w taki sposób, żeby uzyskać od kandydatów dokładnie te informacje, które najbardziej interesują pracodawcę. Warto więc dobrze się przygotować i kilka razy zastanowić się nad udzielanymi odpowiedziami, nawet jeśli niektóre pytania wydają się błahe lub nieistotne.
Zwykle w pierwszej części formularza znajduje się instrukcja. Należy ją dokładnie przeczytać, ponieważ zwykle znajdują się w niej wskazówki dotyczące tego, czego można się spodziewać dalej. Może się zdarzyć, że pracodawca wymaga dołączenia do formularza zdjęcia lub CV. Warto wcześniej sobie je przygotować, zwłaszcza że niektóre formularze zakładają limit czasu, po którym możliwość wypełnienia aplikacji wygasa i trzeba wszystko zaczynać od początku.
Jakie pytania?
W formularzach aplikacyjnych pojawiają się dwa typy pytań: pytania zamknięte, czyli takie, w których kandydat musi zaznaczyć jedną z kilku dostępnych odpowiedzi, oraz pytania otwarte. Pytania zamknięte zwykle dotyczą stopnia znajomości języków obcych lub innych posiadanych kwalifikacji. Pytania otwarte mogą dotyczyć celów zawodowych kandydata lub sprawdzać predyspozycje do pracy na danym stanowisku (np.: umiejętność pracy w grupie, zdolności negocjacyjne).
Czasem pojawiają się też pytania pozornie nie związane z pracą, np.: o największy sukces lub najgorszą wadę kandydata. To istotna część formularza. Takie pytania pomagają pracodawcy lepiej poznać kandydata, określić, co uznaje za ważne i jaki ma stosunek do samego siebie. Ta wiedza pozwala ocenić, czy kandydat będzie pasował do reszty zespołu i czy będzie umiał w praktyce realizować wartości firmy.
Skrupulatność i kreatywność
Pracodawcy, zapytani o to, jakie błędy pojawiają się w formularzach aplikacyjnych, najczęściej wymieniali dwa: brak odpowiedzi na niektóre pytania oraz szablonowość odpowiedzi, wskazującą na brak zastanowienia. Warto wziąć to sobie do serca. Na każde pytanie w formularzu należy udzielić odpowiedzi i najlepiej, żeby była to odpowiedź dokładna. Nawet jeśli kandydat uważa, że jakieś pytanie go nie dotyczy, lepiej jest wyjaśnić swoje stanowisko niż pozostawiać puste pole.
Formularz wymusza pewien porządek. To pracodawca decyduje o tym, jakie informacje chce uzyskać oraz w jakiej kolejności mają one być ułożone. Kandydat ma wpływ tylko na treść odpowiedzi, dlatego warto dobrze je przemyśleć i postarać się, żeby wyróżniały się na tle innych.
Pracodawcy cenią kandydatów, którzy potrafią jasno i precyzyjnie formułować myśli oraz ustalać hierarchię ważności tego, co chcą przekazać. Wypowiedzi nie powinny być ani zbyt długie, ani bardzo krótkie (zwykle w formularzu podana jest orientacyjna ilość znaków).
Tylko prawdziwe informacje
Pytania zamknięte, zwłaszcza te, w których należy samodzielnie określić poziom znajomości języka obcego bądź zadeklarować inne umiejętności (np. znajomość programów komputerowych), kuszą czasem, żeby zaznaczyć odpowiedź, która nie do końca jest zgodna z prawdą.
Należy jednak uświadomić sobie, że formularz aplikacyjny to taki sam dokument jak życiorys. Pracodawca ma pełne prawo oczekiwać, że podane w nim dane są zgodne ze stanem faktycznym. I tłumaczenia, że kandydat kliknął w złą rubrykę albo nie zdążył zmienić zaznaczenia, nikogo nie będą interesowały.
Pytania o niepełnosprawność
W formularzach aplikacyjnych na razie dość rzadko pojawia się pytanie o sprawność kandydata. Jedynym miejscem, w którym można wspomnieć o posiadanym orzeczeniu niepełnosprawności jest pojawiający się w wielu formularzach punkt, w którym pracodawca prosi kandydata o kilka słów od siebie lub o dodatkowe informacje, nie uwzględnione w formularzu.
Informację o niepełnosprawności można też wprowadzić w odpowiedziach na pytania otwarte. W tych miejscach można zaprezentować ją w kontekście umiejętności kandydata, pokazując na przykład, że mimo niepełnosprawności kandydat dobrze radzi sobie w sytuacjach stresowych lub swobodnie czuje się w grupie.
Formularz nie taki straszny
Uzupełnienie formularza aplikacyjnego jest, zdaniem wielu kandydatów, łatwiejsze niż pisanie CV i listu motywacyjnego. Nie trzeba się zastanawiać, jakie informacje podać, a o czym lepiej nie pisać - wszystko jest wyraźnie określone. Pracodawca sam podpowiada, jakie informacje go interesują.
Wprawdzie czasem pojawiają się trudności. Aplikacja wymaga dyscypliny, dobrego przygotowania oraz umiejętności precyzyjnego formułowania myśli. Wszystko to jednak można wyćwiczyć i spokojnie czekać na sukces.
PIĘĆ KROKÓW DO SUKCESU:
Najważniejsze zasady, które trzeba koniecznie zapamiętać, żeby dobrze wypełnić formularz aplikacyjny:
1) Odpowiadaj na każde pytanie
Jeśli w formularzu aplikacyjnym znajduje się jakieś pytanie, to oznacza, że jest ono ważne i na pewno nie pojawiło się przypadkiem. Nawet jeśli wydaje się nam, że odpowiedź na pytanie jest zbędna, nie powinniśmy jej opuszczać, gdyż niepełna aplikacja może zostać automatycznie odrzucona.
Aplikacja z pustymi rubrykami może wzbudzać wątpliwości rekruterów. Brak odpowiedzi może bowiem albo oznaczać, że kandydat chce coś ukryć albo że nie zależy mu specjalnie na tej pracy. Obie możliwości nie wróżą kandydatowi niczego dobrego.
2) Pisz prawdę
W wielu formularzach pracodawcy zamieszczają narzędzia, które pozwalają wybrać odpowiedź z listy. Np. przy pytaniu o stopień znajomości języka angielskiego nie ma miejsca na wpisanie odpowiedzi, lecz trzeba wybrać jedną z dostępnych opcji. Wpisanie fałszywej odpowiedzi nikomu nie pomoże - prędzej czy później kłamstwo wyjdzie na jaw.
3) Pisz na temat
Jeśli w formularzu znaduje się pytanie o trzy porażki, jakie poniosło się w życiu, to należy spełnić życzenie pracodawcy i odpowiedzieć na pytanie.. Nie można opisać jednej porażki, a potem - w tej samej rubryce - przejść do opisania sukcesów. Taki manewr nie zyska uznania w oczach rekruterów i zostanie potraktowany jak wymigiwanie się od odpowiedzi.
4) Trzymaj się poleceń
Rekruterzy świadomie określają długość odpowiedzi na poszczególne pytania. Niezależnie, czy jest to 1800, czy 200 znaków - warto się zastosować do wymagań. Zbyt krótkie odpowiedzi świadczyć mogą, że kandydat nie ma nic ciekawego do napisania. Zbyt długie, pokazują, że kandydat nie potrafi ustalić hierarchii ważności informacji albo nie potrafi zwięźle formułować myśli.
5) Przygotuj się
Czasem zdarza się, że rekruterzy ustalają czas na wypełnienie aplikacji. Po upływie tego czasu taka możliwość wygasa. Przed rozpoczęciem wypełniania aplikacji warto więc się przygotować. Przypomnieć sobie daty rozpoczęcia i zakończenia kolejnych etapów edukacji oraz wszystkie dotychczasowe miejsca pracy. Warto przygotować też CV oraz zdjęcie w formie elektronicznej - ponieważ w formularzu może pojawić się prośba o ich dołączenie.