Podobnie jak CV, list motywacyjny nie powinien być dłuższy niż jedna strona, pozbawiony musi być "graficznych fajerwerków" i ozdobników. Niemile widziane są popisy pisarskie. List powinien zawierać konkretne informacje, być zwięzły i treściwy.
Nie oznacza to jednak, że list powinien być pisany ściśle według schematu. Wręcz przeciwnie - musi być dostosowany do firmy i stanowiska pracy, powinien też jak najwięcej mówić o samym kandydacie. Ważne jest, żeby przekazywał jak najwięcej informacji i pokazał, że kandydat radzi sobie z pisaniem "od siebie".
Pisząc list motywacyjny nie możesz zapomnieć, co piszesz. Dokument ma dotyczyć motywacji. Po pierwsze, musi wytłumaczyć, jaką motywacją kierujesz się ubiegając się o pracę na danym stanowisku, w danej firmie. Po drugie - musi zmotywować pracodawcę do zaproszenia Cię na rozmowę kwalifikacyjną.
Podsumowując: list motywacyjny powinien być krótki i treściwy. Zwykle składa się z 3-5 akapitów, w których zawarte są odpowiedzi na pytania: Na jakie stanowisko aplikujesz? Dlaczego jesteś właściwym kandydatem na dane stanowisko? Dlaczego chcesz pracować w tej firmie?
Zobacz, jak to wygląda w praktyce.
miasto, data (pamiętaj, aby
data była aktualna!)
LIST MOTYWACYJNY
tutaj wpisz swoje imię, nazwisko
numer telefonu i adres mailowy
więcej nie trzeba, bo dane są w CV
jeśli znasz imię i nazwisko osoby, do której list ma trafić,
to je wpisz; jeśli nie - dowiedz się chociaż,
jak nazywa się dział, do którego piszesz. np.:
Pani Anna Kowalska
Dział Kadr
Firma ABC
Zwykle podaje się tu też adres firmy.
W pierwszym akapicie listu napisz, o co Ci chodzi, czyli, że aplikujesz na stanowisko X. Napisz, skąd dowiedziałeś się o ofercie, np.: z urzędu pracy, z agencji pośrednictwa pracy, ze stowarzyszenia, z portalu internetowego, gazety, Jeśli z gazety - podaj datę jej wydania. Jeśli w ofercie podany jest numer referencyjny - nie zapomnij umieścić go w liście, niektóre firmy zatrudniają naraz wielu ludzi i numer pomaga im posegregować aplikacje.
W drugiej części listu wytłumacz adresatowi, dlaczego Ty nadajesz się na to na stanowisko. Przypomnij swoje zalety, ale nie powtarzaj tego, co już napisałeś w życiorysie. Jeśli tam napisałeś, że byłeś asystentem projektu Y, to tutaj możesz napisać, że dzięki tej pracy zdobyłe(a)ś nowe umiejętności (wymień, jakie), nauczyłe(a)ś się pracy w zespole, itd. Napisz też o swoich zainteresowaniach oraz doświadczeniach, o których nie wspominałeś w CV. Opisz, jakie umiejętności zdobyłe(a)ś w szkole, w czasie studiów lub w poprzedniej pracy. Podkreśl te umiejętności, które przydadzą się na nowym stanowisku.
W liście motywacyjnym nie musisz pisać o niepełnosprawności, chyba, że powoduje ona konieczność korzystania ze specjalnych udogodnień technicznych. Możesz jednak opisać swoją niepełnosprawność w taki sposób, by podkreślić swoje atuty. Napisz, jak rozwiązujesz problemy i jak radzisz sobie z powierzonymi Ci zadaniami. Przekonaj pracodawcę, że niepełnosprawność nie jest przeszkodą w wykonywaniu obowiązków pracownika, podkreśl swoją wytrwałość w pokonywaniu barier. Pisząc o niepełnosprawności, czy o przerwie w pracy wywołanej niepełnosprawnością, możesz podkreślić jaką drogę przebyłe(a)ś w rehabilitacji, by móc teraz podjąć pracę. Podkreśl, czego się w tym czasie nauczyłe(a)ś (rozwiązywanie problemów, wytrwałość, systematyczność, cierpliwość).
Kolejna część listu motywacyjnego powinna wytłumaczyć, co Cię motywuje do pracy w tej firmie. Tutaj sam kandydat musi wiedzieć, ale warto pamiętać, że samo stwierdzenie, że "możliwości rozwoju" i "praca w prestiżowej firmie" to za mało. Potrzebne są konkrety! Napisać możesz, dlaczego interesuję Cię ta branża, dlaczego chcesz pracować akurat w tym dziale itd. Jest to szczególnie ważne wówczas, gdy z Twojego wykształcenia nie wynika, że to miejsce pracy jest stworzone dla Ciebie.
Pamiętaj jednak, że nie może być tak, że o korzyściach dla pracodawcy z zatrudnienia Ciebie napiszesz jedno zdanie, a o korzyściach dla Ciebie będzie kilka akapitów. Zadbaj o równowagę - przekonaj pracodawcę, że on będzie miał z zatrudnienia Ciebie co najmniej Tyle samo korzyści co Ty z podjęcia u niego pracy. Układ musi opłacać się obu stronom!
Na zakończenie listu możesz napisać, że z przyjemnością zaprezentujesz swoją osobę podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Albo coś podobnego, nie powinno to być jednak zbyt natarczywe. To pracodawca ma podjąć decyzję o spotkaniu, a nie Ty!
Nie zapomnij na koniec o podpisie. Jeśli wysyłasz faksem lub tradycyjną pocztą, musi być to podpis ręczny. Podpisz się pełnym imieniem i nazwiskiem.
Do listu zwykle dołącza się również klauzule o zgodzie na przetwarzanie danych do celów rekrutacji. Przepisy nie regulują wprawdzie, czy ma to być przy liście czy przy CV, ale z reguły życiorys jest dłuższy i nie ma już miejsca na taki dopisek. A tu zwykle się zmieści. Jeśli nie - trzeba wysłać to oświadczenie na kolejnej kartce/w kolejnym załączniku.
Niektórzy pracodawcy podają treść klauzuli, która powinna być dołączona do listu. Najczęściej jednak dopisek ma standardową formę:
"Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych. (Dz. U. z 1997, nr 133, poz 883)"