List motywacyjny jest szansą na zaciekawienie pracodawcy naszymi kwalifikacjami, profesjonalizmem i po części osobowością. Należy więc sformułować go tak, aby przekonać pracodawcę, że warto zaprosić jego autora na spotkanie. Trzeba wyjaśnić, dlaczego aplikujemy na dane stanowisko, u tego konkretnego pracodawcy, w tej branży. Pamiętajmy jednak, że o tym, czy dostaniemy pracę, i tak zadecyduje już przebieg rozmowy kwalifikacyjnej.
List motywacyjny powinien być zwięzły i przejrzysty; napisany czcionką, którą się dobrze czyta, zawierać odstępy pomiędzy poruszanymi tematami i nie przekraczać długości jednej strony formatu A4.
Ważne także, aby nie powtarzać w nim informacji zawartych w CV, tylko je pogłębiać i uzupełniać. Błędem niewybaczalnym, który z góry przekreśla szanse na spotkanie stron, są błędy stylistyczne czy ortograficzne.
Znacznie łatwiej czyta się list napisany na komputerze niż napisany odręcznie, jednak jeśli pracodawca wyraźnie żąda odręcznie napisanego, trzeba się dostosować.
Bardzo ważne jest, aby dokument zawierał nazwę i adres pracodawcy, a zwłaszcza numer referencyjny podany w ogłoszeniu oraz nazwę stanowiska, na które aplikujemy.
Dobrze jest także napisać, gdzie ogłoszenie znaleźliśmy. List kończymy odręcznym podpisem - imieniem i nazwiskiem.