pracuj.pl /
"Cały dzień coś robiłem, ale jak pomyślę, co dokładnie, to nie mogę sobie przypomnieć", "Tyle mam pracy, że nic nie udało mi się dzisiaj skończyć", "No, ani się obejrzałam, a tu już szesnasta!"... Brzmi znajomo? Takie sytuacje to wynik złej organizacji pracy lub po prostu jej braku. Zazwyczaj nie mają takiego problemu osoby, których praca wymaga w miarę powtarzalnych czynności lub których cykl pracy jest z góry określony grafikiem - np. pracownicy call centre. Borykają się z nim za to ci, których obowiązuje projektowy system pracy - marketingowcy, handlowcy, pracownicy działów rozwoju itd.
Ich praca jest rozdrobniona na wiele czynności, które często powinny być wykonywane i koordynowane na bieżąco. Muszą zapanować nad telefonami, mailami, spotkaniami. Od nich samych zależy, jak rozplanują poszczególne etapy realizacji zadania.
Efekt ma być widoczny np. za miesiąc czy trzy. Pracują niby po osiem godzin, ciągle zajęci, ciągle na spotkaniach, ale pytanie "Jaki jest taki ostateczny, ale naprawdę ostateczny deadline deadlinów?" nie jest im obce. Podobnie jak branie sterty papierów do domu (czytaj: na resztę dnia) czy odpisywanie na zaległe maile po nocach.
Najtrudniej bez planu
Na początek warto ustalić dobry harmonogram działania (podzielić pracę na etapy) oraz taki termin realizacji, który będzie realny i przy okazji z założenia ostateczny. Etapy dzielimy na konkretne czynności. I w końcu dbamy o to, żeby codziennie przychodząc do pracy mieć dzień zaplanowany i nie marnować pierwszej godziny na ustalanie, co nam jeszcze zostało i co warto by dziś skończyć.
- Bardzo pomaga rozplanowanie zadań na dany dzień i nie zaprzątanie sobie głowy niczym innym. Tymczasem wszyscy tak robimy - samo zastanawianie się nad tym, co mamy jeszcze zrobić, samo mówienie o tym, zabranie się do działania, przygotowania itd. - to zabiera bardzo dużo energii i czasu - mówi Iwona Kubiak, doradca rozwoju osobistego. Sporo energii i czasu zabierają także przeciągające się spotkania, po których jedyne ustalenie to takie, że jesteśmy w punkcie wyjścia (i jesteśmy o kilka godzin do tyłu).
Mając plan, wystarczy po prostu zabrać się do samej realizacji zadania i trzymać się schematu "tu i teraz". Zdaniem Iwony Kubiak, bardzo pomaga wykonywanie jednej rzeczy w jednym momencie. Rozplanowanie zadań na dany dzień i nie zaprzątanie sobie głowy niczym innym.
Nawet jeśli masz 40 zaległych maili, na jutro masz dostarczyć jakiś opasły raport, stresowanie się tym nie pomoże Ci dobrze i szybko wykonać bieżących rzeczy.
Pracodawcy, oprócz inwestowania w szkolenia z zarządzania czasem, stosują niekiedy bardziej niestandardowe metody podnoszenia efektywności. Np. poprzez premiowanie osób niepalących. Nie dlatego, żeby poprzeć zdrowy tryb życia, czy zmusić palacza do rzucenia nałogu, ale zmobilizowania do rzadszych przerw na papierosa.
Inny dość nietypowy sposób: zamiast premiować przodowników nadgodzin, jedna z firm postanowiła nagradzać tych, którzy dają sobie radę z obowiązkami w godzinach pracy. Wkrótce okazało się, że jest to możliwe, wydajność wzrosła, a zyskała na tym i firma, i życie prywatne pracowników.
W Polsce nie możesz raczej liczyć na bonusy od pracodawcy za brak nadgodzin, ale jeśli masz silną wolę, możesz samemu przyznać sobie jakiś bonus z tej okazji. Czasem łatwiej poukładać obowiązki, jeśli ma się w perspektywie coś fajnego.
Iza Zbonikowska