List motywacyjny - 9 kroków na skuteczny dokument

Karina Węgielnik, konsultant HR, psycholog: - Dotyczy to oczywiście nie tylko listu motywacyjnego, ale w ogóle brania udziału w jakiejkolwiek rekrutacji. Aplikowanie na stanowisko, które nie spełnia oczekiwań kandydata, nie służy nikomu - kandydat może zostać zaproszony na rozmowę, która nie zakończy się znalezieniem wymarzonej pracy, a pracodawca poświęca czas, który mógłby przeznaczyć na spotkanie z osobą faktycznie zainteresowaną pracą na tym stanowisku.

Nierzadko też zdarzają się osoby aplikujące na stanowisko, mimo braku wykształcenia i doświadczenia na nim wymaganego. Przypomina to wysyłanie aplikacji w nieprzemyślany sposób, metodą ,,na ilość". Pamiętajmy, że osoby czytające CV i listy motywacyjne, czytają wszystkie aplikacje i takie działanie niepotrzebnie zabiera ich czas. Jeśli rekrutacją na dane stanowisko zajmuje się firma doradcza, to kandydat może dużo stracić działając w ten sposób. Powód? Specjaliści ds. rekrutacji wnioskują nie tylko z informacji podanych w CV i liście motywacyjnym, ale również z tego, jak kandydat podchodzi do samego procesu rekrutacji. Wysyłanie metodą ,,na ilość" sprawia, że kandydat jest zapamiętywany jako osoba nieodpowiedzialna i nieprofesjonalna.

K.W. : - List motywacyjny ma inną funkcję niż CV. Życiorys stanowi kompletny zbiór informacji na temat wykształcenia, doświadczenia i kwalifikacji kandydata, podczas gdy list motywacyjny jest pierwszą okazją do nawiązania osobistego kontaktu z pracodawcą i ma funkcję marketingową - dobrze napisany, daje możliwość zainteresowania sobą pracodawcę, zaakcentowania tych elementów doświadczenia zawodowego, które mogą okazać się przydatne na stanowisku. Zwiększa szanse na to, że kandydat zostanie zaproszony na rozmowę.

K.W.: - List motywacyjny nie powinien być długi. Kandydaci, którzy przekraczają jedną stronę ryzykują, że list nie zostanie do końca przeczytany. Ważne jest, aby zaznaczyć na początku, na jakie stanowisko aplikujemy. Co prawda obecnie kandydaci aplikują głównie poprzez Internet, korzystając z portali pracy, gdzie ich aplikacje są odpowiednio archiwizowane i oznaczane, jednak anons w postaci zaznaczenia na jakie stanowisko aplikujemy, jest w liście motywacyjnym standardem.

Niestety często zdarza się, że w odpowiedzi na ogłoszenia przysyłane są listy dotyczące aplikowania na inne stanowisko. Wynika to z tego, że osoby poszukujące pracy, zazwyczaj aplikują do różnych firm i wysyłają CV z listami motywacyjnymi w odpowiedzi na różne ogłoszenia, łatwo wtedy o pomyłkę. Niemniej jednak sygnalizuje to osobie czytającej, że kandydat jest osobą nieuporządkowaną, bez kontroli nad swoimi dokumentami, lub nie przywiązującą wagi do poprawnej komunikacji.

K.W.: - Warto pomyśleć o liście motywacyjnym jako o próbie odpowiedzi na pytanie ,,dlaczego właśnie ja jestem dobrym kandydatem na to stanowisko". Przydatne będzie podkreślenie znajomości specyfiki branży, w której działa potencjalny pracodawca lub zaakcentowanie zaawansowanego doświadczenia w pracy na podobnych stanowiskach, w innych firmach. Podczas poszukiwania pierwszej pracy, gdy kandydat nie dysponuje doświadczeniem zawodowym, warto opisać doświadczenie pozazawodowe, korespondujące z wymaganiami stanowiska, jak na przykład umiejętności zarządcze, rozwijane podczas pełnienia roli lidera grupy wspinaczkowej. Można też zaznaczyć powiązanie zakresu działania firmy z osobistą pasją, jak na przykład uprawianie sportów wyczynowych, gdy aplikujemy na stanowisko kierownika sklepu turystyczno-sportowego. Umiejętność wyboru i zaakcentowania tych doświadczeń zawodowych, które znajdą zastosowanie w nowym miejscu pracy, zwiększa szanse kandydata na zaproszenie kandydata na rozmowę.

K.W.: - Szablony listów motywacyjnych, które można znaleźć w Internecie, mogą być bardzo przydatne, gdy chcemy zapoznać się ze strukturą takiego listu oraz poznać standardowo stosowane zwroty. Jednak treść listu motywacyjnego powinna być samodzielnie stworzona przez kandydata i dużym błędem jest korzystanie z gotowych opisów umiejętności czy cech osobowościowych, zawartych w tego typu szablonach. Warto pamiętać, że szablony takie są doskonale znane specjalistom ds. rekrutacji, którzy często są ich autorami. Dobry list motywacyjny odnosi się bezpośrednio do ogłoszenia, na które jest odpowiedzią. Akcentuje te doświadczenia zawodowe kandydata, które korespondują z zawartymi w ogłoszeniu oczekiwaniami oraz uzasadnia, w jaki sposób jego umiejętności i cechy mogą okazać się przydatne dla firmy.

K.W.: - Podczas rekrutacji na jedno tylko stanowisko, pracodawca lub specjalista ds. rekrutacji musi przeczytać od 30 do 230 CV i listów motywacyjnych. W tej sytuacji przyciągnięcie uwagi jest nie lada wyzwaniem dla kandydata, tym bardziej, że źle widziane są listy i CV obliczone na zdobycie zainteresowania czytającego za pomocą ekscentrycznej szaty graficznej lub nadmiernie wyszukanych sformułowań. To, co faktycznie przyciąga uwagę pracodawcy, to rzeczowa treść, wyraźnie powiązana z zawartymi w ogłoszeniu oczekiwaniami.

Zwrot ,,Jestem osobą bardzo pracowitą" to ogólnik, który nie przykuje niczyjej uwagi. Tymczasem zdanie ,,Moje osobiste zaangażowanie w pracę zostało docenione przez obecnego pracodawcę i zaowocowało awansem na stanowisko zastępcy kierownika" to konkret, który sygnalizuje czytającemu, że pracowitość kandydata faktycznie była pozytywnie oceniona.

Błędem jest też próba zawarcia w liście motywacyjnym wszystkich pozytywnych określeń cech osobowości - ,,jestem osobą optymistyczną, kreatywną, nastawioną na działanie i osiąganie celów, doskonale współpracuję w zespole, szybko się uczę, jestem odporny na stres, łatwo nawiązuję kontakty z ludźmi. Nie boję się podejmowania decyzji i wyzwań, ponadto cechuje mnie duży spokój i opanowanie. Jednocześnie posiadam bardzo dobrze rozwinięte zdolności interpersonalne...". Przy którym przymiotniku przestaliście Państwo czytać? O wiele efektywniej będzie, jeśli aplikując na przykład na stanowisko doradcy handlowego, napiszemy że ,,Pierwsze kroki w handlu stawiałem jako przedstawiciel rynku FMCG. Dbałość o odpowiednią ekspozycję produktów, o standardy merchandisingowe, rozwój siatki klientów detalicznych i sieciowych - te działania dały mi solidne podstawy umiejętności sprzedażowych. Mogłem je później rozwijać gdy zmierzyłem się z wyzwaniem zbudowania sieci sprzedaży w...". W ten sposób nie tylko utrzymamy uwagę
czytającego, ale też zasygnalizujemy potencjalnemu pracodawcy posiadanie bardzo konkretnej wiedzy i umiejętności.

K.W.: - Warto wyobrazić sobie że nasz list motywacyjny jest rozmową z drugim człowiekiem - profesjonalną, ale prowadzoną z osobistego poziomu. Zachowując zasady savoir vivre'u (unikanie kolokwializmów i skrótów) starajmy się używać języka, który jest przystępny i nie będzie zmuszał osoby czytającej do kilkakrotnego odczytywania każdego zdania, z powodu ich zawiłej stylistyki. Warto pomyśleć o liście jak o przekazie marketingowym - powinien przyciągać uwagę trafnymi zwrotami, a nie nudzić szablonową lub zbyt wyszukaną stylistyką.

K.W.: - Dobrze napisany list motywacyjny jest w stanie zainteresować samą treścią oraz dać sygnał potencjalnemu pracodawcy, że pisała go osoba dojrzała i profesjonalna - to wystarczająca zachęta by zaprosić na spotkanie. Niemniej zwroty typu: ,,Mam nadzieję, że moja kandydatura spotka się z państwa zainteresowaniem. Będę wdzięczny za umożliwienie mi pełnego zaprezentowania swojej osoby podczas rozmowy kwalifikacyjnej w dogodnym dla państwa terminie" czy: ,,Zachęcam do zapoznania się z moim życiorysem, który zawiera szczegółowy opis moich kwalifikacji. Chętnie odpowiem na Państwa pytania podczas bezpośredniego spotkania." są standardem w liście motywacyjnym i warto ich użyć na zakończenie, choćby po to, by zasygnalizować znajomość standardów komunikacji pisemnej w relacjach zawodowych.

K.W.: - Praktyką godną polecenia jest pokazanie listu innej osobie przed wysłaniem, z prośbą o uwagi. Najlepiej, by była to osoba z branży, ale nawet znajomy jest w stanie ocenić nasz list pod kątem kilku ważnych kryteriów:
- czy jest poprawny stylistycznie i gramatycznie,- czy jest napisany w sposób zrozumiały,- czy wzbudza zainteresowanie i zachęca do kontaktu.

MD/AS