Zgłoszenie rekrutacyjne - jak wysłać poprawnego maila?

Zgłoszenie rekrutacyjne jest formą nawiązania pierwszego kontaktu z potencjalnym pracodawcą, dlatego ważne jest, żeby wiadomość była napisana poprawnie i w sposób wyróżniający ją spośród dziesiątek innych. Poprawny mail zgłoszenia musi mieć zatem odpowiedni tytuł, a także zawierać opis oferty, na którą odpowiadamy oraz pokrótce naszą motywację do wzięcia udziału w rekrutacji.

Odpowiadając na ogłoszenie dotyczące pracy, warto dobrze przeczytać opis stanowiska, wymagania, a także zapamiętać, kto jest autorem oferty (pośrednik, konkretna osoba, dział human resources danej firmy). Może pojawić się prośba o nadesłanie zgłoszenia rekrutacyjnego w dwóch językach lub po prostu w języku obcym.

Zgłoszenie rekrutacyjne może dotyczyć oferty pracy, praktyk, stażu czy uczestnictwa w kursie, jednak bez względu na charakter współpracy należy zachować powagę. Przede wszystkim wypada wysłać maila zgłoszeniowego z adresu e-mail zawierającego inicjał lub imię oraz nazwisko. Unikać należy natomiast adresów z przezwiskami i zbiorem z niczym niekojarzących się cyferek – to nie ułatwi odbiorcy kontaktu z nami.

Często oferty pracy czy praktyk pojawiają się na specjalnych portalach, które oferują wewnętrzną skrzynkę mailową. To szybkie i łatwe rozwiązanie, ale zgłoszenie rekrutacyjne wysłane z własnej skrzynki będzie wyglądało profesjonalnie i zapewne oryginalnie, biorąc pod uwagę fakt, że większość kandydatów wybierze prostszą ścieżkę, korzystając ze wspomnianych udogodnień portalu.

Codziennie na skrzynkę mailową potencjalnego pracodawcy spływają setki wiadomości reklamowych oraz maili od współpracowników, klientów, a przede wszystkim naszych konkurentów w procesie rekrutacji. Dlatego warto zgłoszenie odpowiednio zatytułować.

Tytuł wiadomości ze zgłoszeniem rekrutacyjnym powinien być rzeczowy, a przy tym zawierać jak najwięcej informacji. Tworząc tytuł, warto zasugerować się ogłoszeniem, na które odpowiadamy. To ono podaje nazwę stanowiska pracy i najczęściej stanowi hasło dla rekruterów. Jeśli zaś takiej informacji nie ma lub oferta zatytułowana jest zbyt opisowo, najlepiej w tytule zgłoszenia rekrutacyjnego podać trzy podstawowe informacje: hasłową nazwa stanowiska, numer oferty pracy podany w ogłoszeniu oraz nasze imię i nazwisko. Jeśli w okienku tytułu pozostało trochę miejsca, można dodać krótką informację o sobie, na przykład „księgowa z 15-letnim stażem”.

W tytule maila ze zgłoszeniem rekrutacyjnym należy unikać obszernych opisów, zbyt krótkich haseł (na przykład „rekrutacja” czy „główny księgowy CV”), a także znaków specjalnych, które zamiast wyróżniać, sprawiają, że mail zgłoszeniowy wygląda jak reklama.

Jedną z ważniejszych kwestii związanych z pisaniem maila zgłoszeniowego jest poprawność językowa. Składa się na nią ortografia, interpunkcja, a także formy grzecznościowe. Tych z pewnością nie może w takiej treści zabraknąć.

Elementy zgłoszenia rekrutacyjnego, które muszą znaleźć się w mailu to:

• powitanie - „Szanowni Państwo” albo „Szanowna Pani/Szanowny Panie” (zależy czy wiemy, do kogo wysyłamy wiadomość), unikamy form „Witam” czy „Dzień dobry”;
• informacja o tym, gdzie znaleźliśmy ogłoszenie oferty pracy (na portalu pośrednictwa pracy, oficjalnej stronie firmy itd.);
• wzmianka, o jakie stanowisko się ubiegamy;
• krótka notatka o motywacji (dlaczego chcemy pracować właśnie na tym stanowisku, jakie korzyści przyniesie nam ta praca, a jak zyska na zatrudnieniu nas pracodawca);
• wzmianka o załącznikach, które przesyłamy;
• grzeczne pożegnanie - „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”;
• pełny podpis.

Mailowe zgłoszenie rekrutacyjne nie obędzie się bez załączników. W mailu przesyłamy dokumenty tekstowe z CV lub portfolio oraz list motywacyjny. Ważne, aby zapisać je w plikach niemożliwych do edycji, a także nadać odpowiednie nazwy

Rekruterowi łatwiej będzie znaleźć nasze CV czy list motywacyjny, jeśli zatytułujemy je swoim imieniem i nazwiskiem, rodzajem dokumentu oraz nazwą stanowiska, na przykład: JanKowalskiCVgłównyksięgowy.