W przypadku każdej rekrutacji bardzo istotną rolę odgrywa klauzula o ochronie danych osobowych, którą należy umieścić na końcu swojego CV oraz listu motywacyjnego. Aktualna klauzula ze zmianą z 2002 r. brzmi następująco:
,,Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej ofercie pracy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 roku o Ochronie Danych Osobowych; tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 ze zm.)."
W przypadku braku powyższej klauzuli pracodawca w ogóle nie może korzystać z naszych dokumentów. Natomiast załączenie tej klauzuli upoważnia do korzystania z dokumentów kandydata w ramach konkretnego procesu rekrutacyjnego, w konkretnej firmie. Dostęp do dokumentu CV mają: pracodawca oraz pracownicy związani z realizacją danej rekrutacji - przeważnie dział kadr, specjaliści ds. rekrutacji. Jeżeli pracodawca zleca rekrutację firmie zewnętrznej, taka informacja musi się znaleźć w ogłoszeniu, wtedy dostęp do dokumentów aplikacyjnych mają: firma zewnętrzna (np. Agencja Doradztwa Personalnego) oraz docelowy pracodawca.
Pracodawca nie może przekazać CV innemu pracodawcy, ponieważ klauzula dotyczy konkretnego procesu rekrutacyjnego w konkretnej firmie. Chcąc zarekomendować preferowanego kandydata innej firmie, powinien poinformować go o możliwości samodzielnego skontaktowania się z daną firmą lub trzymać pisemną zgodę na przekazanie tego dokumentu innej osobie lub podmiotowi.
Beata Kapcewicz, ekspert ds. kariery i personalbrandingu
