Pracodawca ma ograniczoną możliwość żądania informacji o niekaralności zatrudnianych osób. Zakres danych jaki pracodawca ma prawo pozyskiwać od pracownika jest bowiem precyzyjnie określony w kodeksie pracy.
Zgodnie z art. 22 (1) § 2 Kodeksu pracy pracodawca ma prawo domagać się od pracownika wskazania, oprócz danych o których mowa w §1 (tj. imię, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkana (adres do korespondencji), wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia), również: innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeśli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy oraz numeru PESEL.
Pracodawcy wolno natomiast żądać od pracownika innych danych, w tym informacji o niekaralności, tylko wówczas gdy obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Sama więc chęć pozyskania przez pracodawcę możliwie najszerszej wiedzy o rekrutowanej osobie nie uzasadnia żądania od pracownika przedstawienia informacji czy zaświadczenia o niekaralności. W przypadkach zatem gdy odrębne przepisy tego nie przewidują, kandydat na pracownika ma prawo odmówić przekazania takich danych.
Do sytuacji natomiast gdy przepisy prawa wymagają podania informacji o niekaralności należą m.in. rekrutacje takich pracowników jak: taksówkarz (wymóg niekaralności za przestępstwa umyślne przeciwko bezpieczeństwu w komunikacji, mieniu, wiarygodności dokumentów, środowisku, życiu i zdrowiu, wolności seksualnej i obyczajności), pracownik ochrony i detektyw (wymóg niekaralności za przestępstwa umyślne), przewodnik i pilot wycieczek (wymóg niekaralności za przestępstwa umyślne lub inne popełnione w związku z wykonywaniem zadań przewodnika turystycznego bądź pilota wycieczek), urzędnik samorządowy, państwowy oraz inspektor kontroli skarbowej (wymóg niekaralności za przestępstwa umyślne).
W żadnej sytuacji nie ma oczywiście przeszkód do dobrowolnego złożenia przez pracownika informacji czy zaświadczenia o niekaralności. Takie informacje mogą zwiększyć jego szanse w procesie rekrutacji.
Przechowywanie jednak przez pracodawcę zaświadczenia o niekaralności w aktach osobowych pracownika jest możliwie tylko w przypadku złożenia przez kandydata do pracy dodatkowo zgody na piśmie na przetwarzanie danych zawartych w takim dokumencie. Zaświadczenie o niekaralność zawiera bowiem tzw. _ dane wrażliwe _, do przetwarzania których niezbędne jest legitymowanie się przez pracodawcę pisemną zgodą pracownika, którego te dane dotyczą. Warto podkreślić, że kandydat na pracownika może otrzymać na swój wniosek zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Sądowego, gdyż każda osoba może sprawdzić czy w tym rejestrze figurują dotyczące jego dane.
Autorka jest adwokatem z Kancelarii Siwek Gaczyński