Wynagrodzenie za czas urlopu

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Odpłatność urlopu jest jedną z jego najważniejszych cech, na którą ustawodawca wskazał w art. 152 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p., a którą skonkretyzował w art. 172 k.p. oraz przepisach wykonawczych do k.p.

Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (por. art. 172 k.p.). Ustalenie wysokości tego wynagrodzenia w zakresie składników ustalonych w stałej wysokości nie przysparza w praktyce szczególnych problemów. Sytuacja komplikuje się jednak w odniesieniu do składników zmiennych, w przypadku których należy ustalić ich przewidywaną w okresie urlopu wysokość. Ustawodawca przewidział, że mogą one być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.

Szczegółowe zasady ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu zostały określone, na podstawie upoważnienia zawartego w art. 173 k.p., w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.) - dalej r.u.w.

Wynagrodzenie za czas urlopu oblicza się przy zastosowaniu zasad zawartych w § 7-11 r.u.w. Ustala się je z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:
1) jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju,
3) gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
4) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
5) ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
6) dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
7) wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
7a) kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
8) nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
9) odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
10) wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Ponadto zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 października 2009 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 174, poz. 1353) w okresie od 3 listopada 2009 r. do 31 grudnia 2011 r. przy ustalaniu wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy nie były uwzględniane należności przysługujące pracownikowi zgodnie z przepisami o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców - w okresie objęcia go przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatki w stałej wysokości, np. dodatek funkcyjny) uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu (§ 7 r.u.w.).

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem składników wynagrodzenia określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości tych składników wynagrodzenia, mogą one być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nie przekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
Tak obliczone wynagrodzenie stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, którą następnie należy podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie, pomnożyć tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Pracownik będzie korzystał w sierpniu 2012 r. z 5 dni urlopu wypoczynkowego. Otrzymuje wynagrodzenie składające się ze zmiennych składników. W celu obliczenia wysokości wynagrodzenia za czas urlopu należy ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia sumując wynagrodzenia za maj, czerwiec i lipiec 2012 r. (1800 zł + 2300 zł + 2100 zł = 6200 zł), a następnie podzielić tak obliczoną podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik świadczył pracę w maju, czerwcu i lipcu (maj 168 godzin + czerwiec 160 godzin + lipiec 176 godzin = 504 godzin; 6200 zł / 504 godzin = 12,30 zł za godzinę). Tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy należy pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu, gdyby z niego nie korzystał (5 dni urlopu x 8 godzin pracy w każdym z nich = 40 godzin). W ten sposób otrzymujemy wysokość wynagrodzenia za 5 dni urlopu (40 godzin x 12,30 zł = 492 zł).

W przypadku zmiany w zmiennych składnikach wynagrodzenia lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Zasada ta, wyrażona w § 10 r.u.w., jest kolejną mającą na celu maksymalne zbliżenie wysokości wynagrodzenia za czas urlopu do wysokości wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.

Kolejna zasada zmierzająca do osiągnięcia tego celu została wyrażona w § 11 r.u.w. Zgodnie z nią, jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało zmienne wynagrodzenie, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie. Ponadto, jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie określone w § 8 r.u.w. za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru (np. był zatrudniony tylko przez 2 miesiące), podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany.

Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy. Ponadto, okres urlopu wypoczynkowego w zakresie prawa do deputatu traktuje się na równi z okresem wykonywania pracy (§ 12 r.u.w.).

Pracownik otrzymuje kwartalną premię motywacyjną. Premii tej nie należy brać pod uwagę przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia za czas urlopu, gdyż jest to składnik wynagrodzenia przysługujący za okres dłuższy niż jeden miesiąc. Kwartalna premia motywacyjna powinna zostać wypłacona w przewidzianym terminie, a okres urlopu należy potraktować na równi z okresem wykonywania pracy.

Jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie składające się zarówno ze składników określonych w stałej stawce miesięcznej, jak i ze składników o zmiennej wysokości, które przysługują pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, wynagrodzenie za czas urlopu ustala się sumując wyniki uzyskane z wyliczenia przeprowadzonego odrębnie dla każdego z tych składników.

Termin wypłaty wynagrodzenia urlopowego nie został określony w żaden szczególny sposób. Znajduje tu więc zastosowanie ogólna zasada wyrażona w art. 86 k.p., zgodnie z którą pracodawca jest obowiązany wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy.

W praktyce największe trudności sprawia pracodawcom klasyfikacja nietypowych, niejednoznacznych składników wynagrodzenia. Zagadnieniom tym wiele uwagi poświęcił w swym orzecznictwie Sąd Najwyższy.
Składnikiem wynagrodzenia budzącym w tym zakresie najwięcej wątpliwości jest premia, która w zależności od okoliczności może być zaliczana do podstawy wynagrodzenia urlopowego, lub nie.

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w stałej wysokości oraz ma zagwarantowane w umowie o pracę prawo do periodycznej premii, która jest wypłacana w różnej wysokości. Przy obliczaniu wynagrodzenia należnego za czas urlopu należy uwzględnić ten składnik wynagrodzenia w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Potwierdzenie tego poglądu odnajdziemy w wyroku z dnia 22 września 2000 r., I PKN 33/00, OSNP 2002, nr 8, poz. 182, w którym SN orzekł, że ,,Premia wypłacana co pewien czas za okresy zróżnicowane co do ich długości, jest świadczeniem periodycznym, do którego nie ma zastosowania wyłączenie przewidziane w § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14)".

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze w stałej wysokości. W styczniu dodatkowo otrzymał premię uznaniową związaną z wysokimi wynikami sprzedaży firmy. Było to świadczenie nieperiodyczne, które nie miało charakteru roszczeniowego. Nie należy więc zaliczać go do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas urlopu.

Jak orzekł SN w wyroku z dnia 20 lipca 2000 r., I PKN 17/00, OSNP 2002, nr 3, poz. 77 - ,,Tak zwana premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę i wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego".

Pracownik otrzymuje zasadnicze wynagrodzenie w stałej wysokości oraz kwartalną premię motywacyjną. Premii tej nie należy brać pod uwagę przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia za czas urlopu, gdyż jak wynika z § 12 r.u.w., składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy.

Za oczywiste należy uznać to, że przy obliczaniu wynagrodzenia za czas urlopu nie uwzględnia się składników przysługujących pracownikowi za pracę wykonywaną w ramach poprzedniego stosunku pracy, jeśli pracownik zmienia pracodawcę. Jednak jeśli pracownika łączy kolejny stosunek pracy z tym samym pracodawcą, pojawiają się wątpliwości. Przepisy nie regulują tej problematyki wprost, w doktrynie podkreśla się jednak, że przedstawiona powyżej zasada obowiązuje także wówczas, gdy umowy są zawarte z tym samym pracodawcą (zob. M. Nałęcz [w:] W. Muszalski [red.], Kodeks pracy. Komentarz, Warszawa 2005, s. 611).

Dotyczy to także sytuacji, gdy w tym samym czasie pracownika łączą z pracodawcą dwie umowy o pracę.

Zdarza się, że pracodawcy mają wątpliwości jak prawidłowo interpretować użyte w § 8 r.u.w. pojęcie ,,wynagrodzenie wypłacone w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu". Czy należy przyjąć, że jeżeli wynagrodzenie jest wypłacone 10 dnia następnego miesiąca i składa się ze składników zmiennych, to do podstawy wynagrodzenia urlopowego z tytułu urlopu udzielonego pracownikowi w październiku należy przyjąć wynagrodzenie wypłacone we wrześniu za sierpień, w sierpniu za lipiec, i w lipcu za czerwiec, czy też bez względu na datę wypłaty wynagrodzenia należy przyjąć wynagrodzenie za 3 miesiące poprzedzające miesiąc rozpoczęcia urlopu czyli w przypadku urlopu mającego miejsce w październiku, za wrzesień, sierpień i lipiec. Przedmiotowy przepis nie stał się przedmiotem szczególnego zainteresowania doktryny, czy orzecznictwa sądowego. Przyjmuje się, że przez ,,wynagrodzenie wypłacone" należy rozumieć wynagrodzenie przysługujące za okres, z którego była ustalana podstawa wymiaru
wynagrodzenia, choćby jego faktyczne wypłacenie nastąpiło w późniejszym terminie (por. W. Muszalski, Kodeks pracy. Komentarz, Warszawa 2004, s. 591).

Zgodnie z postanowieniami art. 17 ust. 4 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz. U. Nr 166, poz. 1608 z późn. zm.), wynagrodzenie za jeden dzień urlopu wypoczynkowego pracownika tymczasowego lub ekwiwalent pieniężny za jeden dzień tego urlopu ustala się, dzieląc wynagrodzenie uzyskane przez pracownika tymczasowego w okresie wykonywania pracy tymczasowej przez liczbę dni pracy, za które to wynagrodzenie przysługiwało.

Przepis ten, jest przepisem szczególnym wobec art. 172 k.p. oraz przepisów r.u.w. i wynika z niego, że przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia za czas urlopu należy uwzględniać wszelkie składniki wynagrodzenia, które pracownik otrzymał.

W odniesieniu do pracowników tymczasowych wątpliwości mogą powstawać na tle tego, czy przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego należy uwzględnić czas do dnia udzielenia urlopu, czy też do dnia ustalenia wysokości wynagrodzenia urlopowego (koniec miesiąca). Przepisy nie regulują tej problematyki wprost, jednak w doktrynie przyjmuje się, że decydujący jest moment nabycia prawa do wynagrodzenia za urlop, czyli najczęściej będzie to jednak koniec miesiąca, za który wynagrodzenie jest wypłacane (zob. A. Sobczyk, Ustawa o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Komentarz, Kraków 2005).

Masłowski Jarosław