Zasady wyliczania wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za niewykorzystany urlop reguluje Kodeks pracy [KP] oraz Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej ws. szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop [Rozporządzenie]. Zgodnie z art. 152 § 1 KP pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego płatnego urlopu wypoczynkowego. Jeśli z uwagi na rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy pracownik nie wykorzysta całości lub części urlopu za niewykorzystaną część przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 KP). Szczegółowe zasady naliczania wynagrodzenia urlopowego oraz ekwiwalentu zawiera właśnie wspomniane Rozporządzenie.
1. Wynagrodzenie urlopowe
Zasadą jest, że wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Z podstawy wyliczenia wynagrodzenia urlopowego wyłączone są jednak następujące elementy:
- jednorazowe lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
- wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju,
- gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe,
- wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
- dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
- odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne,
- wynagrodzenie i odszkodowanie przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy
Jeśli składniki wynagrodzenia określone są w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystania urlopu.
Zmienne składniki przysługujące za okres nie dłuższy niż miesiąc wynagrodzenia wlicza się do wynagrodzenia za czas urlopu według następującej zasady - w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (np. jeśli urlop rozpoczął się we wrześniu, do podstawy wymiary wynagrodzenia wlicza się zmienne składniki wynagrodzenia wypłacone w sierpniu, lipcu i czerwcu) - § 8 ust. 1 Rozporządzenia. Jeśli występują znaczne wahania wysokości tych składników okres ten można wydłużyć do 12 miesięcy - § 8 ust. 2 Rozporządzenia. Okresu tego nie można skrócić.
W razie wystąpienia zmiana w składnikach wynagrodzenia lub ich wysokości w okresie, z którego ustala się podstawę wymiary, wprowadzonych przed rozpoczęciem urlopu lub w miesiącu jego wykorzystania, podstawę wymiaru ustala się z uwzględnieniem zmian.
Jeżeli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwało takie wynagrodzenie. Jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany.
Wynagrodzenie oblicza się w następujący sposób. Na pierwszym etapie należy podzielić podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona podstawa. W drugim kroku tak ustalone wynagrodzenie za godzinę pracy należy pomnożyć przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
Powyższe zasady wyliczania wysokości wynagrodzenia stosuje się również w przypadku niektórych nieobecności pracowników, dla których podstawę prawną stanowi Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. ws. sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Dotyczy to takich sytuacji jak:
- tzw. urlop okolicznościowy (udzielany w przypadku ślubu, pogrzebu, urodzenia się dziecka);
- zwolnienia pracownika będącego krwiodawcą na czas oznaczony przez stację krwiodawstwa w celu oddania krwi (oraz badań zleconych przez tę stację, jeśli nie mogą one być wykonane w czasie wolnym od pracy);
- zwolnienie pracowników będących członkami ochotniczych służb ratowniczych (morskich i górskich) na czas akcji ratowniczej i wypoczynku po niej;
- udzielenia czasu wolnego na czas wykonania obowiązkowych badań okresowych; - stawienie się pracownika w charakterze świadka lub strony przed komisją pojednawczą.
2. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop
Co do zasady wynagrodzenie za niewykorzystany urlop, zwane ekwiwalentem oblicza się według takich samych zasad jak wynagrodzenie urlopowe. W przypadku wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop przepisy przewidują dwa sposoby uwzględniania zmiennych składników wynagrodzenia:
a) dla składników przysługujących za okresy nie dłuższe niż miesiąc - średnia z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 16 ust. 1 Rozporządzenia ws. szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu za urlop) b) dla składników wynagrodzenia przysługujących za okres dłuższy niż 1 miesiąc - średnia z 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 17 ust. 1 powyższego Rozporządzania).
Ponieważ w zakresie ustalania ekwiwalentu Rozporządzenie odsyła do zasad ustalania wynagrodzenia urlopowego to, moim zdaniem, w tym przypadku znajdzie również zastosowanie zasada, zgodnie z którą w przypadku gdy składniki wynagrodzenia za okresy nie dłuższe niż miesiąc ulegają znacznym wahaniom mogą one być uwzględniane przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowe łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nie przekraczającym 12 miesięcy. Naszym zdaniem oznacza to, że również w przypadku ekwiwalentu można zastosować tę regułę. W przypadku ekwiwalentu należałoby przyjąć, że chodzi 12 miesięcy poprzedzające miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.
Aby obliczyć ekwiwalent należy najpierw ustalić tzw. współczynnik. Współczynnik ten służy do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu i ustala się go odrębnie w każdym roku kalendarzowym. Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.
Ekwiwalent oblicza się w następujący sposób: 1) dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych przez współczynnik, a następnie,
2) dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,
3) mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Podstawa prawna:
Art. 155 Kodeksu pracy (tj. z 1998 r. Dz. U. nr 21 poz. 94 ze zm.) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. Nr 60, poz. 281 ze zm.).
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. ws. szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2 poz. 14 ze zm.)
Wiktoria Cieślikowska, MDDP Sobońska Olkiewicz Kancelaria Adwokatów i Radców prawnych sp.k.