Zasady przyznawania premii nie są szczegółowo regulowane przez przepisy Kodeksu pracy. Zazwyczaj zasady ich wypłaty określa regulamin pracy lub umowa z pracownikiem. Często wypłata premii uzależniona jest od spełnienia dodatkowych warunków takich jak osiągnięcie określonych wyników pracy, podniesienie kwalifikacji. Zasady uwzględniania premii w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego oraz zasiłku chorobowego reguluje ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa. Zgodnie z art. 41 tej ustawy, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku.
Analogiczne zasady stosuje się w przypadku ustalania podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego (art. 92 paragraf 2 Kodeksu pracy). A contrario jeśli premia nie przysługuje za okres pobierania wynagrodzenie lub zasiłku chorobowego jej wysokość powinna być uwzględniania w podstawie wymiaru tych należności.
W praktyce możemy mieć więc do czynienia z następującymi sytuacjami.
1.Premia wypłacana za okres niezdolności do pracy. Jeśli premia jest wypłacana za okres niezdolności do pracy (wynika to wprost z regulaminu lub taka jest praktyka pracodawcy) jej wysokości nie wlicza się do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego i zasiłku chorobowego.
2. Premia nie jest wypłacana za okres niezdolności do pracy. Jeśli za okres niezdolności do pracy premia nie przysługuje wtedy jej wysokość należy uwzględnić w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego i zasiłku chorobowego.
3. Premia jest wypłacana za pewną część okresu niezdolności do pracy. Jeśli premia przysługuje np. za czas wypłaty wynagrodzenia chorobowego (co do zasady 33 dni) a nie przysługuje za czas dłuższej nieobecności wtedy odpowiednio nie wlicza się jej do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego a jest uwzględniana w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego. Okresy te można odpowiednio skrócić lub wydłużyć (np. ustalić, że premia przysługuje przez 30 dni nieobecności w związku z chorobą a przez resztę czasu nie) - w takiej sytuacji za okres, w którym wypłacana jest premia nie wlicza się jej do podstawy wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego a za okres kiedy ten składnik wynagrodzenia nie przysługuje w czasie nieobecności należy ją uwzględnić w podstawie wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego.
4. Obniżenie premii za czas niezdolności do pracy. Jeśli premia jest tylko obniżana w okresie nieobecności w pracy zasady jej wliczania do wynagrodzenia zależą od zasad obniżenia - (i) jeśli jest to obniżenie proporcjonalne premia jest wliczana do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłku po tzw. uzupełnieniu; (ii) jeśli regulamin nie określa zasad obniżenia albo obniżenie następuje w sposób inny niż proporcjonalny wtedy w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego uwzględnia się kwotę faktycznie wypłaconą, bez uzupełnienia.
W zależności od tego czy premia ma charakter miesięczny, kwartalny czy roczny stosuje się następujące zasady jej uwzględniania w podstawie wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego.
Premie miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku.
Premie przysługujące za okresy kwartalne, wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.
Premie roczne, wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.
Jeśli obowiązujące u danego pracodawcy zasady wypłaty premii odnoszą się do innych okresów niż podane powyżej, powyższe zasady stosuje się odpowiednio takich premii. Jeśli premie nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych (lub wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy spowodowanej chorobą), do podstawy wymiaru zasiłku (wynagrodzenia) przyjmuje się składniki wypłacone za okres poprzedni.
Podstawa prawna:
Art. 92 paragraf 2 Kodeksu pracy (tj. z 1998 r. Dz. U. nr 21 poz. 94 ze zm.)
Art. 41 i 42 Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa (t.j. z 2010 r. Dz. U. nr 77 poz. 512 ze zm.)
Wiktoria Cieślikowska,
MDDP Sobońska Olkiewicz Kancelaria Adwokatów i Radców prawnych sp.k.