Wymagania formalne do listu motywacyjnego są takie same jak w przypadku typowej korespondencji urzędowej. List motywacyjny nie powinien być dłuższy niż jedna storna A4 (i to niezależnie od tego, ile lat pracy i ile doświadczeń zawodowych masz za sobą). Powinieneś pisać go czarną czcionką na białym papierze (lub białym tle).
Jeżeli wysyłasz pocztą tradycyjną, również nie sil się papier kredowy czy ozdobiony znakami wodnymi. Wbrew pozorom, nie dodasz sobie w ten sposób powagi.
Obowiązuje prostota i estetyka. Należy zachować odstępy i akapity. Najlepiej podzielić list na trzy (ewentualnie cztery) akapity: wstęp, część zasadniczą i zakończenie.
Czcionka nie powinna być mniejsza niż 10 ani napisana "dziwnym pismem". Wybierz Arial lub Times New Roman.
List motywacyjny najlepiej pisać do określonej osoby, ponieważ "Szanowny Pan Jan Nowak" brzmi lepiej niż "Do działu personalnego" (wyjątkiem są firmy doradztwa personalnego, gdzie nie podajesz adresata na wstępie).
Jeśli musisz zwracać się "do działu", sprawdź dokładnie, jaka jest jego nazwa - dział personalny czy np. dział zarządzania zasobami ludzkimi. Umieść również nagłówek, zawierając w nim numer referencyjny oraz stanowisko.
Gdy wysyłasz list pocztą elektroniczną, w tytule maila powinieneś zamieścić numer referencyjny ogłoszenia i nazwę stanowiska.
List motywacyjny powinien zawierać:
- imię i nazwisko aplikującego (u góry, z lewej strony)
- nazwa firmy, do której aplikujesz (niżej, u góry, z prawej strony)
- imię, nazwisko i stanowisko osoby, do której kierujesz swój list (pod nazwą firmy)
- zwrot grzecznościowy (np. "Szanowna Pani")
- wstęp (podanie numeru ogłoszenia, stanowiska, na jakie się aplikuje)
- część zasadnicza (przedstawienie umiejętności i motywacji)
- część końcowa (zachęcenie do rozmowy kwalifikacyjnej)
- zwrot końcowy (np. "Z wyrazami szacunku", "Z poważaniem")
- podpis
List może zawierać linki, jednak należy wyjaśnić ich celowość np. pod tym adresem można obejrzeć próbki pracy (w wypadku np. grafika) lub poznać szczegółowe informacje o zrealizowanym projekcie.
Adresować go należy do osoby podanej w kontakcie, dzięki temu list motywacyjny nie zaginie - doradza Maja Karwacka, specjalista ds. PR, AG TEST HR.
Referencje - imię, nazwisko pracodawcy, telefon lub mail - można podać na dole strony.
Na samym dole zamieść klauzulę o udostępnieniu danych osobowych w celu rekrutacji, jeśli nie dopisałe(a)ś jej do CV.