Co napisać w mailu z CV?

Żaden, nawet najrzetelniej napisany mail nie zrobi wrażenia na potencjalnym pracodawcy, jeśli wiadomość nie jest adekwatna do informacji zawartych w ofercie pracy. Warto zatem jeszcze raz przeczytać dokładnie ogłoszenie: ustalić poprawną nazwę stanowiska, zweryfikować jakie dokumenty są wymagane i czy wszystkie załączyliśmy oraz sprawdzić kto jest autorem oferty (dział HR danej firmy, konkretna osoba podpisana imieniem i nazwiskiem czy agencja pośrednictwa pracy)
. To do nich właśnie będziemy kierować naszego maila z CV.
Kolejnym krokiem jest prześledzenie, czy dokumenty i mail powinny zostać wysłane jedynie w wersji polskiej, czy wymagane jest utworzenie ich w obcym języku, na przykład angielskim. Zdarza się bowiem, że oferty pracy publikują polscy pośrednicy, ale zatrudnia nas firma zagraniczna, do której również mail z naszym CV dociera.

Trzeba pamiętać, że skrzynka pocztowa potencjalnego pracodawcy pełna jest nie tylko maili z CV kandydatów na to samo stanowisko, ale również tych odpowiadających na inne oferty. Codziennie także na skrzynkę mailową firmy spływają wiadomości służbowe oraz reklamy, które nie zawsze porządkują się w odpowiednich folderach.
Z tego powodu nasz mail z CV musi mieć odpowiedni tytuł. Często sugeruje go samo ogłoszenie. Jeśli jednak żadnego sygnału nie ma, warto zawrzeć kilka ważnych elementów, które w tytule maila z CV powinny się znaleźć. Przede wszystkim będzie to nazwa stanowiska, a także numer referencyjny oferty pracy. Kolejnym elementem jest imię i nazwisko kandydata. Opcją dodatkową może być krótka notka, która pozwoli nam wyróżnić się spośród innych aplikujących.
To, czego należy unikać to przesadna opisowość. Miejscem na szczegółowe opisy jestlist motywacyjny. Tytuł zaś powinien być hasłowy i prosty w formie, ale jednocześnie oddający istotę maila. Absolutnie niedopuszczalne jest wstawianie znaków specjalnych (na przykład gwiazdek), które mogą sprawiać wrażenie reklamy, a nie maila aplikacyjnego. Taką wiadomość może odrzucić nie tylko rekruter, ale i sama skrzynka pocztowa.
Przykład tytułu maila z CV: Jan Nowak z 15-letnim doświadczeniem na stanowisko Specjalisty IT, nr 25596.

Treść maila to jeden z ważniejszych elementów wiadomości z CV wysyłanej do potencjalnego pracodawcy. Powinna być rzeczowa, ale nie skrótowa.
W mailu z CV powinno znaleźć się powitanie. Najlepiej, żeby było to „Szanowni Państwo” lub „Szanowny Panie/Szanowna Pani”, jeśli wysyłamy do konkretnej, podpisanej pod ofertą osoby. Powitania typu „Dzień dobry”, a tym bardziej „Witam” są dalece niestosowne w takich sytuacjach. Przecież nie znamy osoby, do której piszemy i nie mamy z nią żadnych zażyłości. Poza tym ważne jest okazanie potencjalnemu pracodawcy szacunku, które świadczyć będzie o naszej wysokiej kulturze osobistej.
W treści maila z CV nie może zabraknąć informacji, gdzie znaleźliśmy ofertę pracy (pracodawca może ogłaszać rekrutację u wielu pośredników) oraz na jakie stanowisko składamy aplikację. Zgłoszenie można krótko umotywować, na przykład chęcią kontynuowania pracy w jakiejś dziedzinie, rozwijania umiejętności lub zdobycia nowych doświadczeń.
Ważne jest także poinformowanie, jakie załączniki wysyłamy. Na koniec treści maila z CV warto dopisać krótkie zdanie wyrażające nadzieję, że aplikacja zostanie rozpatrzona pozytywnie. To miły akcent, który daje pracodawcy sygnał, że jesteśmy szczerze zainteresowani ofertą pracy.
Maila z CV należy zakończyć zwrotem grzecznościowym o neutralnym wydźwięku, na przykład „Pozdrawiam serdecznie” czy „Z pozdrowieniami” oraz pełnym podpisem (Anna Kowalska, ale nie A. Kowalska).
Jeśli chodzi o styl i język maila z CV, należy pamiętać, aby wiadomość nie była ani zbyt emocjonalna i długa, ani hasłowa. Należy zachować formy grzecznościowe, unikać skrótów, a także pilnować zasad gramatycznych. Jeśli mamy wątpliwości, czy tekst jest poprawny, warto skorzystać z narzędzi korygujących, dostępnych również w internecie. Poprawna treść maila to nasza wizytówka tak jak CV.

Załączniki w mailu z CV to z pozoru prosta sprawa. Jednak warto pamiętać o kilku ważnych zasadach. Przede wszystkim dokumenty powinny zostać zapisane w pliku niemożliwym do edycji. Natomiast program, w którym je tworzymy, powinien mieć wersję, która najczęściej używana jest w biurach, tak aby pracodawca mógł bez problemów odczytać przesłane pliki.
CV, portfolio czy list motywacyjny powinny być także odpowiednio nazwane. Pracodawca może ściągać dokumenty na dysk, dlatego łatwiej będzie mu znaleźć nasze pliki, gdy pojawi się tam nasze nazwisko. Anonimowe dokumenty mogą zagubić się wśród kilkudziesięciu innych zgłoszeń, a istnieje minimalna szansa, że rekruter będzie skrupulatnie szukał konkretnych plików. Jeśli nazwa dokumentu nie jest zbyt długa, warto dopisać również nazwę stanowiska.
CV można zatem nazwać tak: AnnaKowalskaCV albo JanNowakCV_specjalistaIT. Natomiast list motywacyjny możemy zapisać w ten sposób: Anna_Malinowska_LM.
Ważne, aby załączniki dodawać w odpowiedniej kolejności. Nie jest to co prawda pisana zasada, ale rekruterowi najbardziej zależy na dokumentach, które ujął w ofercie pracy, czyli CV czy portfolio. List motywacyjny jest naszą inicjatywą i próbą zachęcenia do nas potencjalnego pracodawcy, dlatego może znaleźć się wśród załączników do maila na końcu.

Treść maila z CV oparta na powyższych zasadach może wyglądać następująco:
„Szanowni Państwo,
w odpowiedzi na ofertę pracy zamieszczoną na Państwa stronie/portalu XYZ chciałbym złożyć swoją kandydaturę na stanowisko Specjalisty IT. Zgłoszenie motywuję chęcią podjęcia pracy w renomowanej firmie o globalnym zasięgu, która pozwoli mi rozwinąć się w dziedzinie informatyki i programowania.
W załączniku przesyłam dokumenty: CV oraz list motywacyjny. Mam nadzieje, że moja kandydatura zostanie przez Państwa rozpatrzona pozytywnie.
Z wyrazami szacunku,
Jan Nowak”

Załączniki:
JanNowakCVspecjalistaIT
JanNowakLMspecjalistaIT